CODE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Chez BUJOLD C.P. DROIT FISCAL, nous reconnaissons l’importance de protéger les renseignements personnels que nous détenons sur nos clients, sur nos employés et sur toute autre personne. Ce code de protection de la vie privée décrit le cadre de nos politiques et procédures concernant la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication de renseignements personnels en ce qui concerne nos clients et autres personnes et s’ajoutent, où applicable, à nos obligations professionnelles de confidentialité et de privilège avocat-client.Au cours de nos activités commerciales et, en particulier, en fournissant des services à nos clients, nous rassemblons des renseignements personnels sur nos clients, nos employés et sur d’autres personnes.  Cette information peut être utilisée pour les fins de communication, de ressources humaines générales et, de façon plus générale, afin de communiquer avec nos clients et autres personnes relativement aux affaires juridiques les concernant et, plus spécifiquement, les services que nous fournissons.

Quand nous recevons un mandat d’agir pour un client, nous utilisons, maintenons et révélons les renseignements personnels au nom, et selon les instructions que nous avons reçues, du client relativement aux conseils que nous lui avons donnés. Notre utilisation, conservation et communication de tels renseignements personnels est régie par notre devoir de confidentialité à notre client et, où pertinent, par le privilège d’avocat-client.

Notre code de protection de la vie privée s’applique seulement aux renseignements personnels sur les individus identifiables. Elle ne s’applique pas aux renseignements d’affaires. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre d’un employé d’une organisation, ni l’adresse et le numéro de téléphone de son lieu de travail. Dans le contexte de cette politique, le terme « clients » comprend tous les clients actuels, anciens et éventuels.

Pourquoi recueillons-nous des renseignements ?

Nous recueillons les renseignements personnels afin de fournir des services juridiques et des produits à nos clients. En outre, nous produisons des bulletins, des articles et des conférences sur les développements juridiques, que nous fournissons en tant qu’un service à nos clients et à d’autres dans le milieu d’affaires.

Comment procédons-nous pour recueillir les renseignements ?

Nous recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et nous procédons de façon honnête et licite.  Autant que possible, nous recueillons les renseignements personnels sur nos clients et sur d’autres individus directement de ces parties ou de personnes qui nous ont été référées par nos clients et qui ont été autorisées à nous fournir ces renseignements. Parfois nous pouvons obtenir des informations sur vous d’autres sources telles que :
–         les organismes gouvernementaux ou les bureaux d’enregistrements;
–         les comptables ou autres conseillers professionnels;
–         les institutions financières;
–         les compagnies d’assurance;
–         les agences de renseignements commerciaux;
–         les membres de la famille;
–        les autres tiers qui représentent qu’ils ont le droit de révéler ces renseignements personnels.

Consentement

En nous fournissant de l’information personnelle ou en nous donnant un mandat d’agir pour vous, vous consentez à notre collecte, utilisation et communication de vos renseignements ou expressément, pour les buts indiqués, ou par implication quand les buts ne sont pas énoncés expressément, mais sont indiqués par les circonstances appropriées ou sont la suite logique des autres buts expressément indiqués. Vous pouvez retirer ou modifier n’importe quel consentement précédemment donné en communiquant avec notre directeur à la protection de la vie privée, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable.

Votre consentement à notre collecte de certains renseignements personnels peut être exigé afin que nous puissions vous fournir des services juridiques. Cependant, nous n’exigerons pas, pour le motif que nous vous fournissons un bien ou un service, que vous nous fournissiez des renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour vous fournir ces services juridiques.

Comment utilisons-nous vos renseignements ?

Nous pouvons employer vos renseignements personnels pour les buts suivants :
–    pour fournir des services juridiques;
–    pour la facturation, tenue d’archives et d’autres sujets de contact et de service au client;
–    pour accéder à l’acceptabilité des nouveaux clients pour le crédit;
–    pour des buts de vérification et de tenue de dossiers;
–    pour la collection de compte;
–    pour contrôler et développer nos affaires et opérations;
–    pour se renseigner sur les besoins des clients courants et potentiels, de développer ou offrir des services et des produits conçus en fonction de ces besoins et de communiquer avec ces clients concernant les produits et services actuels et futurs; et
–    pour faire un suivi sur les commentaires et suggestions des clients.

Communication de renseignements personnels

Dans certaines circonstances, nous communiquerons vos renseignements personnels :
–    quand nous sommes requis ou autorisés par la loi de faire ainsi, par exemple si un tribunal émet un subpoena;
–    quand vous avez consenti à la communication;
–    quand les services juridiques que nous vous fournissons exigent que nous fournissions votre information à un tiers, votre consentement sera présumé, sauf si vous nous indiquez le contraire;
–    là où il est nécessaire d’établir ou de percevoir des honoraires;
–    si nous retenons les services d’un tiers pour fournir des services administratifs (comme des services d’assistance d’ordinateur ou le stockage de fichiers d’archive) et le tiers est lié par notre code de protection de la vie privée;
–    si nous retenons les services de témoins experts, en votre nom;
–    si nous retenons les services de d’autres cabinets juridiques dans d’autres juridictions, en votre nom;
–    si l’information est déjà connue du public.

Mise à jour de vos renseignements

Puisque nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir des services juridiques, il est important que les renseignements soient exacts, complets et à jour. Si vos renseignements changent, veuillez nous en informer de sorte que nous puissions y apporter les changements nécessaires.

Est-ce que mes renseignements personnels sont protégés ?

Nous employons des mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. La nature des mesures de sécurité utilisées variera en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation et comprendront, selon les circonstances, des mesures de sécurité physiques, administratives et électroniques, y compris le verrouillage des classeurs et la restriction d’accès aux renseignements personnels, des mesures techniques comprenant du logiciel de sécurité et des pare-feux afin d’empêcher l’accès non autorisé aux ordinateurs, et des politiques de mot de passe et de sécurité.

Nous exigeons que nos fournisseurs, à qui des renseignements personnels peuvent être transférés, rencontrent les normes de protection des renseignements personnels qui sont établies par nous.

Accès à vos renseignements personnels

Nous répondrons promptement à n’importe quelle demande d’accès à vos renseignements personnels.  Il n’y aura aucun coût pour les demandes raisonnables à un tel accès, sauf si vous demandez des copies des dossiers ou votre demande implique des coûts significatifs de récupération. Nous vous informerons du coût, le cas échéant, avant la récupération de tels dossiers ou information.  Nous ne répondrons pas aux demandes d’accès à vos renseignements personnels qui sont frivoles, vexatoires ou répétitives.

Dans certains cas, il peut nous être impossible de vous communiquer tous les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet.  Les raisons qui peuvent empêcher cette communication peuvent comprendre le coût exorbitant de la fourniture de l’information, le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d’ordre commercial exclusives (y compris à notre égard) et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel, ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire ne peuvent pas être révélés pour des raisons de sécurité personnelle ou de confidentialité commerciale (y compris, par rapport à nous), ou sont protégés par des normes professionnelles concernant la confidentialité ou le privilège d’avocat-client.

Communications avec nous

Lorsque vous communiquez avec nous par courriel, vous devez accepter que ce mode de communication n’est pas complètement sécuritaire.

Changements à notre code de protection de la vie privée

Notre code de protection de la vie privée peut être modifié de temps en temps à l’occasion de notre révision continuelle de nos politiques et procédures.

Site Web

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites, qui ne sont pas régis par notre code de protection de la vie privée.  Sur notre site Web, comme sur la plupart des autres sites Web commerciaux, nous pouvons surveiller le comportement des utilisateurs, l’utilisation faite du site, et toute autre information relative au site afin d’en améliorer l’utilisation. Nous pouvons fournir des informations globales aux tiers, mais ces statistiques ne comprennent aucun renseignement personnel identifiable.

Questions, préoccupations, demandes de renseignements

Si vous avez des questions ou préoccupations, si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, ou  si vous désirez modifier vos préférences concernant l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels, vous êtes prié de communiquer avec nous :
Directeur de la protection des renseignements personnels
BUJOLD C.P.
DROIT FISCAL
795, rue Main, bureau 300
Moncton, NB  E1C 1E9
Tél : (506) 383-1645
Fax : 1-877-332-8895 (sans frais)

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada peut être rejoint au :
112, rue Kent
Ottawa, ON  K1A 1H3
Tél : 1-800-282-1376